eFaxの送信方法|FAX機とは全く違うネットFAXの使い方とは

eFaxの基本的な使い方について

eFaxは米国のj2 Global社が運営するインターネットFAXの代表的サービスです。

eFax評判

インターネットFAXとは、従来のようなFAX機器を使わずに、インターネット上のEメール等を使ってFAXの送受信を可能にするサービスです。
FAX機器を使い慣れた人だと、FAX機器を使わずにどうやってFAXを送るの?と素朴な疑問を持たれると思います。
こちらでは、eFaxの送信方法や受信方法などの使い方について、具体的に説明いたします。

 

 

eFaxの送信方法と事前準備

eFaxの送信方法

eFaxを使ってFAX送信する方法は大きく3つあります。

@Eメールを使って送信する。
AeFaxのマイページにログインして送信する。
Bスマホアプリを使って送信する。

ここでは、最も一般的でPC・スマホの区別なく使える「@Eメール経由の送信方法」について詳しく解説していきます。

 

eFax送信の事前準備

eFaxではFAX機器のような専用装置はありません。
すべてPCやスマホ上で送信作業を行います。
ですから送信したい文書は電子文書化されていることが前提です。

 

とはいえ、大抵の場合はワードやエクセルで文書作成しているケースがほとんどですので、そのオリジナルファイルをそのまま使用すれば大丈夫です。

 

逆に、送りたい文書が印字されたものしかない場合や、手書きしたものを送りたい場合は、スキャニングするなどしてPC上に電子文書として取り込む必要があります。

 

なお、eFaxで送信可能なファイル形式(主要なもの)は次のとおりです。

ファイル形式 拡張子 対応バージョン
Adobe PDF PDF 全バージョン
Microsoft ワード DOC, DOCX v. 97, 2000, 2003, 2007
Microsoft エクセル XLS, XLSX v. 5, 95, 97, 2000, 2003, 2007
Microsoft パワーポイント PPT, PPTX v. 4 and above
Compuserve Graphics Interchange Format GIF GIF87a, GIF89a
JPEG Joint Photography Experts Group JPG, JPEG 全バージョン
Tagged Image File Format (TIFF) TIF, TIFF 全バージョン
Portable Network Graphics (PNG) PNG 全バージョン

 

eFaxの具体的な送信手順(Eメール経由)

Eメール上での送信手続

(例)「東京03-1234-5678」にFAXを送る場合の手順

@日本国内に送る場合、FAX番号先頭(市外局番)の「0」を「81」に置き換える。
(例では「03-1234-5678」⇒「813-1234-5678」となります)

 

AEメールを起動し、宛先に「FAX番号@efaxsend.com」と入力する。
(例では「81312345678@efaxsend.com」となります)

送信手順01

 

B送信したい電子文書を添付ファイルとして追加する。

送信手順02

 

C送付状を付けたい場合は、Eメール本文に入力します。

送信手順03

 

DEメールを送信すれば完了です。

 

Eメール送信後のFAX文書の流れ

@FAX送受信サーバより送信先にFAX送信される。
Aほとんどの場合は数分以内に送信完了し、あなたのメールに送信完了通知が届く。
B送信先が話し中等で不達の場合は、4分後に再送信される。
C再送信が不達の場合はさらに4分後に再々送信される。
D3度の送信で不達の場合は、あなたのメールに不達通知が届く。

このようにして、相手先のFAX機器にあなたの送信文書が無事に送信されます。

 

eFaxの受信方法

eFax受信の事前準備

eFaxでは契約時に固有のFAX番号を1つ取得できます。
(FAX番号は国内の全47都道府県の市外局番から選択できます)
事前準備としては、FAXを送信してくれる相手に、自分の取得したFAX番号を伝えておくだけで大丈夫です。

 

eFaxの受信手順

@送信相手は手持ちのFAX機器等から、あなたのFAX番号宛にふつうにFAX送信します。

受信手順01

 

AFAX受信完了すると受信サーバーからあなたのEメール宛に受信通知が届きます。

受信手順02

 

BEメールを確認すると、PDFファイルが添付されているのが分かります。

受信手順03

 

CPDFファイルを開けば、受信したFAX内容が確認できます。

受信手順04

このように、あなた宛に送信されたFAX内容をPCやスマホからいつでも気軽に確認できます。
もちろん、必要に応じてプリントアウトすれば、今までのFAXと何ら変わりません。

 

eFaxとFAX機器の送信手順の比較

従来のFAX機器の送信手順と欠点

従来のFAX機器であれば送信方法は次のような手順です。

@FAXしたい書類(実際の紙に印字された送信文書)を準備する。
AFAX機器にその書類をセットする
B送信先のFAX番号をFAX機器に入力し、送信ボタンを押す。
C書類がFAX機器によりスキャニングされる。
DFAX機器が電話回線を通じて、送信先のFAX機器と通信する。
E送信先のFAX機器に文書データを送信する。
F送信先のFAX機器が受信した文書データを印刷する。

 

FAX機器の欠点としては

(1)FAX機器に読み込ませるために文書を印字する必要がある。(インクリボンのムダ)
(2)FAX機器を同時に複数の宛先に送ることはできない。(効率が悪い)
(3)FAX機器同士の通信速度はEメール等に比べてかなり遅い。(時間ロス)
(4)FAX機器が一斉送信中などの場合は、送信が大幅に遅れることもある。(相手を待たせる)
(5)コピー兼用機などの場合、繁忙時はFAX/コピー機器の取り合いになる。(仕事効率悪化)
(6)送信後の文書は保管の必要がなければシュレッダーが必要。(紙のムダ)
(7)相手側も必要のないチラシ等であれば廃棄するだけ(インク・紙のムダ)

このように、従来のFAX機器は物理的な紙を使って入出力する仕組のため、全般的にムダが多い構造になっています。

 

eFaxの送信手順と利点

インターネットFAXのeFaxであれば手順は次のようにシンプルです。

@FAXしたい文書ファイル(ワード、PDF等)を準備する。(印字不要)
AEメールを起動し、送信先に相手のFAX番号を変換して入力。
B送信したい文書ファイルを添付ファイルに追加。
C表紙が必要であれば、Eメールの本文部分に入力する。
DEメールを送信する。
E米国にあるFAX送受信サーバが文書データを変換し、送信先FAX機器に送信する。

 

eFaxによる送信の利点は

(1)送信過程で物理的な印刷作業が必要ないので、インクや紙のムダが発生しない。
(2)送信先との通信はFAX送受信サーバが担ってくれるので、ムダな時間待ちがない。
(3)一台のFAX機器をみんなで取り合う必要がないので、仕事効率が上がる。
(4)スマホからの送信も可能なので、出先からでも素早く柔軟に対応するこがでいる。

このように、電子メール感覚でムダなく効率的にFAX送信できるのがeFaxの最大の特徴です。

 

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