eFaxと手書き文書|紙媒体を直接送るならFAX専用機の方が便利

eFaxから手書き書類を送ることは可能なのか

eFaxは、世界中で数多くの人が利用するクラウドFAXサービスです。
クラウドFAXの利用により、FAX専用機がない環境でもPCやスマホからFAXの送受信が可能になります。

eFaxはフリーダイヤルに送信できるか

 

eFaxでは電子文書化された書類(PCに保存されたWord文書等)をEメールを通じてFAX送信しますが、電子文書化されていない手書き書類等はそのままではeFaxでは送れません。

 

こちらでは、eFaxにできないことや、送受信の過程で制限されることについて詳しく紹介します。

 

eFaxにできないこと

eFaxはPCやスマホ上でFAXを送受信できたり、FAX装置を使わないため大幅なコスト削減ができるなど、良い点ばかりのようにも見えます。
では、eFaxには全く死角がないのでしょうか。

eFaxの死角

紙媒体の書類を直接FAX送信することができない

eFaxはPCやスマホ上から、送信したい文書ファイルをメールに添付するという形式でFAX送信します。
つまり、送りたい文書は、必ず電子文書化されている必要があります。
昨今はビジネス上の書類の大半は、WordやExcelなどのアプリで作成されるため、送付文書は最初から電子文書化されているのと同然です。
ですから、大抵の場合は、eFaxですぐに送信できます。

 

しかし、業種によっては、紙媒体を非常に重んじる傾向がまだあります。
紙媒体に手書きで記入した書類などをFAX送信したいとなると、eFaxでは直接送信ができません。
eFaxで送信するためには電子文書化する必要があるので、紙媒体を送信する場合にはスキャナー等でPC上に読み込む必要があるのです。

 

この点、従来のFAX機器はスキャナーとプリンターと通信装置を兼ね添えた機械なので、手書き書類をFAX機にセットしてボタンを押すだけで手軽に送信することができます。
ですから、手書き文書など紙媒体そのものを頻繁にFAX送信するような仕事では、eFaxはかえって面倒になる可能性があります。

 

このように紙媒体を直接FAX送信する機会が多い職場では、従来のFAX機器の方が重宝する可能性が高いです。
eFaxの導入にあたっては、自らの職場のFAX送信のニーズをよく見極めて、電子文書化の進み具合に応じて実施することが大切です。

 

FAX送受信の文書はすべてA4サイズに変換されてしまう

eFaxではFAX送受信した文書は、すべてA4サイズに変換されてしまいます。
A4サイズはビジネスの現場で最もよく使われる大きさですから、仕事上でA4以下のサイズしか使わない業種では何の問題もありません。

 

ただ、業界によっては、建築関連の図面など、細かく記載されたA3やB4サイズの書面を取り扱う職種もあります。
A4以下のサイズ(B5など)を拡大して使う分には、文字が見やすくなるので何の問題もありませんが、A3やB4などの書面をA4に縮小変換されてしまうと、文字がつぶれてしまって読めなくなる可能性があります。
B4サイズ以上で、文字の細やかな文書をやりとりしたい場合には、従来のFAX機器を使用するか、Emailの添付ファイルとして直接送信するのが確実でしょう。

・手書き文書などの紙媒体をeFaxで送るには、スキャナーでの電子文書化が必要となり、かえって手間がかかる。
・eFaxでは送受信文書がA4サイズに変換されるので、A3やB4サイズの微細な図面等は文字がつぶれて見えなくなる可能性がある。

 

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